Αξιολόγηση: Administrative Staff
Διοικητικά στελέχη, Διοικητική στήριξη, Γραμματεία, Τμήμα Ανθρωπίνων Πόρων
Τα στελέχη διοίκησης σε μία εταιρία φροντίζουν για την ομαλή λειτουργία της επιχείρησης σε καθημερινή βάση. Για την ολοκλήρωση των καθηκόντων τους και την εύρυθμη λειτουργία της επιχείρησης/οργανισμού απαιτούνται πέρα από ιδιαίτερα ταλέντα και μια σειρά δεξιοτήτων για τον χειρισμό εφαρμογών γραφείου που αποτελούν κοινό παρονομαστή ανεξαρτήτως ειδίκευσης. Πολλές φορές τα στελέχη αυτά μπορεί να αποτελούν μόνα τους ολόκληρο το τμήμα, ή να εργάζονται ως μέρος μίας ολόκληρης ομάδας εξειδικευμένων στελεχών, αναλόγως του μεγέθους του οργανισμού.
Οι καθημερινές αρμοδιότητες των Διοικητικών στελεχών σχετίζονται, μεταξύ άλλων, με:
- Χειρισμό εγγράφων (π.χ. για την προετοιμασία αναφορών, επιστολών, συμβολαίων)
- Διαχείριση ηλεκτρονικής αλληλογραφίας και ημερολογίου
- Χειρισμό λογιστικών φύλλων (π.χ. για την προετοιμασία οικονομικών στοιχείων, εξόδων, συγκεντρωτικών στοιχείων)
- Προετοιμασία παρουσιάσεων (ως υποστηρικτικό υλικό σε άλλα στελέχη, για αποστολή σε πελάτες κ.λπ.)
- Πληκτρολόγηση μεγάλου όγκου δεδομένων
- Σύνταξη αναφορών και ανάλυση δεδομένων
- Επίβλεψη και έλεγχο της εργασίας συνεργατών/υφισταμένων
- Διατήρηση επικοινωνίας μεταξύ των τμημάτων
- Παρουσίαση ιδεών/στρατηγικών
- Προετοιμασία και αναφορών, ενημερωτικών φυλλαδίων, αρχείων εκπαίδευσης κ.λπ.
- Προετοιμασία συνεντεύξεων
Για την εύρυθμη και αποδοτική λειτουργία της εταιρίας, είναι πολύ σημαντικό τα Διοικητικά στελέχη να γνωρίζουν σε βάθος τον σωστό τρόπο χρήσης διαφόρων εφαρμογών πληροφορικής.
Θέσεις εργασίας/τομείς που έχουν παρόμοια τυπικά προσόντα
Στις θέσεις εργασίας με παρόμοια τυπικά προσόντα συγκαταλέγονται μεταξύ άλλων οι: Διοικητικά στελέχη διαφόρων βαθμίδων, Βοηθός διοίκησης, Γραμματεία, Γραμματεία Δικηγορικού γραφείου, Γραμματεία After Sales/ Back office, Υπεύθυνος Τμήματος/Καταστήματος, Area Manager, Βοηθός Διευθυντή, σύμβουλοι, Στελέχη τμήματος ανθρωπίνων πόρων, οι εργαζόμενοι σε νομικά τμήματα κ.λπ.
Προτεινόμενη Αξιολόγηση
Η συγκεκριμένες θέσεις εργασίας απαιτούν την πολύ καλή γνώση χειρισμού πληθώρας εφαρμογών γραφείου. Για σαφέστερο αποτέλεσμα και καλύτερη εικόνα προτείνουμε την αξιολόγηση των υποψηφίων στις εφαρμογές:
- Μορφοποίηση
(Στυλ, ρυθμίσεις παραγράφου, στυλ αναδίπλωσης, διάταξη εικόνων) - Αναφορές και Στήλες
(Στήλες, πίνακες περιεχομένων, σελιδοδείκτες, λεζάντες) - Βελτίωση Παραγωγικότητας
(Κείμενο σε πίνακα, πίνακας σε κείμενο, τύποι σε πίνακες, ενότητες, μακροεντολές, συγχώνευση αλληλογραφίας) - Ομαδική Επεξεργασία και Πεδία
(Εισαγωγή και μορφοποίηση πεδίων, παρακολούθηση αλλαγών, προστασία εγγράφων)
- Δημιουργία Μηνύματος
- Οργάνωση Μηνυμάτων
- Ρυθμίσεις Outlook και Εκτυπώσεις
- Ημερολόγιο
- Επαφές
- Διαχείριση Μηνυμάτων
- Διαχείριση Βιβλίων και Φύλλων
(Κεφαλίδες φύλλων, μετακίνηση φύλλων, διαχείριση στηλών και γραμμών, διαχείριση προβολών και εκτυπώσεων φύλλων) - Διαχείριση Κελιών και Περιοχών Κελιών
(Μορφοποίηση και μορφοποίηση υπό όρους, ονομασία κελιών, αναζήτηση και αντικατάσταση) - Πίνακες – Φίλτρα και Ταξινόμηση
- Τύποι και Συναρτήσεις
(SUM, AVERAGE, COUNT, PROPER, UPPER, LOWER) - Γραφήματα
(Δημιουργία, διαγραφή, μορφοποίηση γραφήματος)
- Διαχείριση Διαφανειών
(Προβολές, θέματα, διάταξη, εκτύπωση, εφέ μετάβασης διαφανειών) - Διαχείριση και Μορφοποίηση Κειμένου
(Στοίχιση, γραμματοσειρά, ημερομηνία, υποσέλιδο, υπερσύνδεση, πλαίσιο κειμένου) - Πίνακες και Γραφήματα
(Εισαγωγή και μορφοποίηση πινάκων, γραφημάτων και SmartArt) - Γραφικά Αντικείμενα
(Ομαδοποίηση, στοίχιση, μορφοποίηση και αντιγραφή γραφικών αντικειμένων)
Η αξιολόγηση χρησιμοποιεί το Microsoft Office 2019
Η ύλη της αξιολόγησης καλύπτει τύπους και λειτουργίες που είναι κοινές στις ακόλουθες εκδόσεις του Microsoft Office:
Microsoft Office 2016, Microsoft Office 2019, Microsoft Office 2021, Microsoft 365
Επίσης, η διεπαφή του Microsoft Office παραμένει ως επί το πλείστον παρόμοια για όλες τις παραπάνω εκδόσεις του Microsoft Office.