Είναι σίγουρο ότι δεν είναι λίγες οι φορές που λάβατε κάποιο email και είδατε στο πεδίο του παραλήπτη να υπάρχουν δεκάδες διευθύνσεις email μαζί με την δικιά σας.
Και μπορεί να μην είναι και λίγες οι φορές που στείλατε ένα τέτοιο email.
Μπορεί ο απώτερος στόχος να επιτεύχθηκε. Το email έφτασε στους παραλήπτες του αλλά είναι αυτός ο σωστός, ευγενικός ή ακόμα και νόμιμος τρόπος;
Δυστυχώς όχι.
Η κοινοποίηση ξένων διευθύνσεων email σε τρίτους χωρίς την συγκατάθεση των κατόχων των email είναι παράνομη. Αλλά ακόμα και παράνομη να μην ήταν, σίγουρα δεν είναι ευγενικό. Είναι μια προσωπική πληροφορία που πολλοί μπορεί να μην θέλουν να κοινοποιηθεί σε τρίτους.
Και μπορεί να αναρωτηθείτε:
«Καλά όλα αυτά, αλλά ποια είναι η λύση. Δεν είναι δυνατό να στέλνουμε ένα-ένα τα email όταν έχουμε να τα στείλουμε σε πολλούς παραλήπτες.»
Φυσικά και δεν χρειάζεται να τα στέλνετε ένα-ένα. Υπάρχει ένας πολύ εύκολος τρόπος να στείλετε μαζικά email και να προστατεύσετε ταυτόχρονα τα προσωπικά δεδομένα των παραληπτών σας.
Αυτός ο τρόπος είναι η Κρυφή Κοινοποίηση. Υπάρχει σε όλες τις εφαρμογές αλληλογραφίας.
Ακολουθούν 2 παραδείγματα μαζικής αποστολής email: Ένα μέσω του Outlook και ένα μέσω του Gmail.
Ας υποθέσουμε ότι θέλετε να στείλετε ένα email στους γονείς των μαθητών ενός σχολείο για μια ενημέρωση σχετικά με μια επικείμενη συνάντηση του συλλόγου γονέων.
Gmail, Outlook: Ο εύκολος και ταυτόχρονα Λάθος τρόπος
Οι περισσότεροι, δυστυχώς, θα γράψουν όλες τις διευθύνσεις στο πεδίο προς και θα στείλουν το μήνυμα.
Στις παρακάτω εικόνες φαίνεται αυτός ο λάθος τρόπος στις 2 εφαρμογές αλληλογραφίας.
Όταν σταλεί αυτό το μήνυμα ο παραλήπτης θα λάβει ένα μήνυμα που θα περιέχει όλες τις διευθύνσεις email των συνπαραληπτών του.
Gmail: Ο εξίσου εύκολος και Σωστός Τρόπος
Ας δούμε τώρα τον σωστό τρόπο.
Ξεκινάμε με το Gmail.
Κάνουμε κλικ στην κρυφή κοινοποίηση όπως φαίνεται στην παρακάτω εικόνα. Προσοχή, μην χρησιμοποιήσετε την απλή κοινοποίηση επειδή πάλι θα φαίνονται όλες οι διευθύνσεις στο μήνυμα του παραλήπτη.
Στην συνέχεια, στο νέο πεδίο που θα εμφανιστεί, εισάγουμε όλες τις διευθύνσεις των παραληπτών μας, ή τις μεταφέρουμε αν τις έχουμε ήδη εισάγει στο λάθος πεδίο.
Κάνουμε κλικ στο Αποστολή και είμαστε έτοιμοι.
Outlook: Τι να προσέξετε
Παρομοίως και στο Outlook.
Στο Outlook το κουμπί της κρυφής κοινοποίησης (ή Ιδιαίτερης κοινοποίησης όπως το ονομάζει η Microsoft) είναι κρυμμένο από προεπιλογή. Για αυτό κάνουμε κλικ στο κουμπί της απλής κοινοποίησης. Όπως και πριν μην χρησιμοποιήσετε την απλή κοινοποίηση επειδή πάλι θα φαίνονται όλες οι διευθύνσεις στο μήνυμα του παραλήπτη.
Άνοιξε ένα νέο παράθυρο που μας δίνει περισσότερες επιλογές. Εκεί βλέπουμε το πεδίο της Ιδιαιτ. Κοιν. στο οποίο θα πρέπει να εισάγουμε τις διευθύνσεις, όπως φαίνεται στις παρακάτω εικόνες:
Και το τελικό μας μήνυμα θα έχει την παρακάτω εικόνα:
Μπορούμε τώρα να κάνουμε κλικ στο κουμπί Αποστολή για να στείλουμε το μήνυμα.
Οι παραλήπτες θα παραλάβουν το μήνυμα μας αλλά όπως φαίνεται και παρακάτω δεν θα βλέπουν τις διευθύνσεις των υπόλοιπων παραληπτών
Αυτός είναι ο σωστός τρόπος
Με τον τρόπο που περιγράψαμε πιο πάνω μπορούμε πολύ εύκολα να στείλουμε μαζικά email νόμιμα και σεβόμενοι την ιδιωτικότητα των παραληπτών μας.
Αν θέλετε να δείτε μερικά ενδιαφέροντα μαθήματα για την σωστή χρήση του Outlook, αλλά και μερικά how-to βίντεο για γρήγορες λύσεις στην χρήση του Outlook μπορείτε να επισκεφτείτε το κανάλι μας στο YouTube και να βρείτε οτιδήποτε ψάχνετε.
https://www.youtube.com/test4ueu